• wyjaśniamy, czym jest Benefit in Kind;
• omawiamy, kto płaci podatek od benefitu;
• pokazujemy najczęstsze przykłady BiK w UK;
• wyjaśniamy różnicę między P11D, payrolling benefits i PAYE Settlement Agreement;
• wskazujemy najważniejsze terminy i obowiązki pracodawcy;
• omawiamy trivial benefits, dokumentację i najczęstsze błędy;
• odpowiadamy na pytania pracodawców, pracowników i dyrektorów limited company.

Benefit in Kind to świadczenie niepieniężne albo prywatna korzyść otrzymana dzięki zatrudnieniu. Pracownik nie dostaje gotówki do ręki, ale korzysta z czegoś, co ma realną wartość.

Przykładem może być sytuacja, w której firma opłaca prywatne ubezpieczenie medyczne dla dyrektora, udostępnia samochód służbowy również do celów prywatnych albo finansuje zakwaterowanie pracownika. W takich przypadkach trzeba sprawdzić, czy powstaje obowiązek podatkowy po stronie osoby korzystającej ze świadczenia oraz obowiązek raportowania po stronie pracodawcy.

Nie każdy koszt poniesiony przez firmę automatycznie oznacza Benefit in Kind. Jeżeli wydatek jest w pełni służbowy i spełnia warunki zwolnienia, może nie wymagać raportowania. HMRC omawia takie przypadki w sekcji dotyczącej exemptions for paid or reimbursed expenses, gdzie wskazuje zasady dotyczące m.in. niektórych kosztów podróży służbowych, uniformów, narzędzi do pracy i zwrotu rzeczywistych wydatków pracownika.

Podatek od benefitu zwykle ponosi pracownik lub dyrektor, ponieważ to on otrzymuje osobistą korzyść. W praktyce podatek może zostać rozliczony przez zmianę PAYE tax code, przez payroll albo przez formularz P11D.

Pracodawca odpowiada natomiast za prawidłowe zgłoszenie świadczenia i, w wielu przypadkach, za zapłatę Class 1A National Insurance. HMRC w części poświęconej reporting and paying expenses and benefits wyjaśnia, że taxable expenses and benefits można zgłaszać przez payroll albo przez P11D po zakończeniu roku podatkowego, a Class 1A National Insurance rozlicza się przez P11D(b).

W praktyce oznacza to, że jeden benefit może mieć dwa skutki. Pracownik zapłaci podatek od wartości świadczenia, a firma może zapłacić Class 1A National Insurance.

Zasady Benefit in Kind dotyczą nie tylko pracowników, ale również dyrektorów limited company. To szczególnie ważne w małych spółkach, gdzie dyrektor często korzysta z majątku firmy albo firma opłaca jego prywatne wydatki.

Najczęstszy błąd polega na założeniu, że skoro faktura została wystawiona na spółkę, to sprawa jest podatkowo zamknięta. Nie zawsze. Trzeba jeszcze ustalić, kto faktycznie korzysta z danego wydatku, czy występuje private use, czyli prywatne użytkowanie, oraz czy świadczenie powinno zostać zgłoszone jako taxable benefit.

Typowe przykłady Benefit in Kind u dyrektora limited company to:

Samochód firmowy to jeden z najczęstszych przykładów Benefit in Kind. Jeżeli auto jest dostępne do prywatnego użytku, zwykle powstaje taxable benefit. Wartość tego benefitu zależy m.in. od wartości katalogowej samochodu, emisji CO₂, rodzaju paliwa oraz właściwego procentu BiK.

Jeżeli firma opłaca również paliwo wykorzystywane prywatnie, może powstać dodatkowy fuel benefit. W praktyce bywa to podatkowo niekorzystne, szczególnie wtedy, gdy prywatnych przejazdów jest niewiele.

Przykład:
Dyrektor korzysta z samochodu firmowego po pracy i w weekendy. Auto jest dostępne prywatnie, więc powstaje company car benefit. Jeżeli spółka dodatkowo opłaca paliwo do przejazdów prywatnych, może powstać drugi benefit — fuel benefit.

Van może być rozliczany inaczej niż samochód osobowy, ale również tutaj trzeba uważać na private use. Jeżeli van jest używany prywatnie w sposób wykraczający poza dojazdy do pracy i użytek incydentalny, może powstać van benefit.

Prywatne ubezpieczenie medyczne opłacone przez firmę zwykle stanowi taxable benefit dla pracownika lub dyrektora. Firma może ująć koszt w księgach, ale osoba objęta ubezpieczeniem może zapłacić od niego podatek.

Przykład:
Limited company opłaca dyrektorowi private medical insurance. Dla spółki może to być koszt biznesowy, ale dla dyrektora jest to prywatna korzyść. W takiej sytuacji trzeba sprawdzić, czy benefit powinien zostać rozliczony przez payroll albo zgłoszony przez P11D.

Zakwaterowanie opłacone przez pracodawcę może być taxable benefit. W praktyce trzeba ustalić, czy zakwaterowanie jest konieczne do wykonywania pracy, czy ma charakter prywatny oraz jakie dokładnie warunki mają zastosowanie.

Pożyczka od pracodawcy lub spółki dla dyrektora może prowadzić do powstania taxable benefit, szczególnie jeżeli jest nieoprocentowana albo oprocentowana poniżej oficjalnej stopy wymaganej przez HMRC.

Imprezy firmowe mogą być zwolnione z podatku, ale tylko wtedy, gdy spełniają określone warunki. Jeżeli wydarzenie nie mieści się w zwolnieniu albo trudno przypisać koszt konkretnym osobom, czasem właściwym rozwiązaniem może być PAYE Settlement Agreement.

Jeżeli benefit nie jest rozliczany przez payroll, pracodawca zwykle musi przygotować formularz P11D dla każdej osoby, która otrzymała taxable benefit. Dodatkowo firma składa P11D(b), aby zgłosić łączną kwotę Class 1A National Insurance.

W sekcji dotyczącej reporting and paying expenses and benefits HMRC wskazuje, że jeżeli taxable expenses and benefits nie są payrolled, pracodawca musi złożyć P11D dla każdego pracownika, któremu zapewnił takie świadczenie. Ten sam przewodnik wyjaśnia również, że P11D(b) służy do zgłoszenia Class 1A National Insurance należnego od benefitów.

Najważniejsze terminy są następujące:

Terminy te HMRC przedstawia w swoim harmonogramie expenses and benefits deadlines, gdzie wskazuje m.in. datę 6 July dla zgłoszenia benefitów i 22 July dla elektronicznej płatności Class 1A National Insurance.

Za spóźnienie mogą pojawić się penalties i odsetki, dlatego P11D i P11D(b) warto przygotować z odpowiednim wyprzedzeniem, zwłaszcza gdy firma ma kilka różnych benefitów lub wielu pracowników.

Payrolling benefits oznacza rozliczanie podatku od benefitów przez payroll w trakcie roku podatkowego. Dzięki temu pracownik płaci podatek na bieżąco, zamiast czekać na rozliczenie po zakończeniu tax year.

Jeżeli wszystkie expenses and benefits danej osoby są prawidłowo payrolled, pracodawca zasadniczo nie musi składać P11D dla tej osoby. Nadal jednak musi zgłosić Class 1A National Insurance przez P11D(b). HMRC opisuje ten mechanizm w zasadach dotyczących payrolling employees’ taxable benefits and expenses, gdzie wyjaśnia, jak rozliczać taxable benefits przez payroll.

To rozwiązanie będzie coraz ważniejsze. Zgodnie z wytycznymi HMRC dotyczącymi mandatory payrolling of benefits in kind and expenses, od April 2027 raportowanie większości Benefit in Kind i expenses ma odbywać się przez Full Payment Submission, czyli FPS, w ramach payroll.

PAYE Settlement Agreement, czyli PSA, pozwala pracodawcy rozliczyć jeden roczny podatek i National Insurance za określone benefity. To rozwiązanie jest przydatne wtedy, gdy świadczenia są drobne, nieregularne albo trudne do indywidualnego przypisania konkretnym pracownikom.

W praktyce PSA może mieć zastosowanie przy niektórych wydarzeniach firmowych, drobnych prezentach, nieregularnych benefitach lub świadczeniach, których nie da się łatwo rozliczyć przez standardowe P11D. HMRC opisuje zakres takich świadczeń w przewodniku PAYE Settlement Agreements: what’s included, gdzie wskazuje kategorie minor, irregular oraz impracticable.

Przykład:
Firma organizuje nieregularne wydarzenie dla pracowników i trudno ustalić dokładną wartość świadczenia dla każdej osoby. W takiej sytuacji PSA może być bardziej praktyczne niż indywidualne raportowanie każdego benefitu na P11D.

Warto osobno wspomnieć o trivial benefits, ponieważ to częste pytanie małych firm i dyrektorów limited company. Trivial benefit to drobne świadczenie, które może być zwolnione z podatku, jeżeli spełnia określone warunki.

HMRC w sekcji tax on trivial benefits wyjaśnia, że benefit może być zwolniony, jeżeli kosztuje £50 lub mniej, nie jest gotówką ani cash voucher, nie jest nagrodą za pracę lub wyniki i nie wynika z warunków kontraktu. Jeżeli wszystkie warunki są spełnione, nie trzeba płacić podatku, National Insurance ani zgłaszać tego do HMRC.

Dla dyrektorów close company, czyli zwykle małej limited company kontrolowanej przez pięciu lub mniej udziałowców, obowiązuje dodatkowy limit. Dyrektor takiej spółki nie może otrzymać trivial benefits o wartości większej niż £300 w jednym tax year.

Przykład:
Firma daje pracownikowi prezent urodzinowy o wartości £40. Jeżeli nie jest to gotówka, nie wynika z umowy i nie jest nagrodą za wyniki, może spełniać warunki trivial benefit. Jeżeli jednak ten sam prezent byłby premią za osiągnięcie targetu sprzedażowego, zwolnienie mogłoby nie mieć zastosowania.

Dokumentacja jest jednym z najważniejszych elementów przy Benefit in Kind. HMRC może poprosić o dowody pokazujące, jak firma rozliczyła dany expense albo benefit.

W zasadach dotyczących record keeping for expenses and benefits HMRC wskazuje, że pracodawca powinien przechowywać dokumentację potwierdzającą prawidłowość zgłoszeń i wyliczeń. Dokumenty trzeba przechowywać przez 3 lata od końca tax year, którego dotyczą.

W praktyce warto przechowywać:

Dobra dokumentacja pomaga wykazać, czy wydatek miał charakter służbowy, czy prywatny, oraz czy benefit został prawidłowo rozliczony.

Czasem pracownik albo dyrektor zwraca firmie wartość otrzymanego benefitu. Po angielsku określa się to jako making good.

Taki zwrot może zmniejszyć wartość taxable benefit albo całkowicie ją wyeliminować, ale tylko wtedy, gdy jest dokonany prawidłowo i w odpowiednim terminie. W praktyce trzeba mieć dowód zapłaty, jasne wyliczenie i dokumentację pokazującą, czego dotyczył zwrot.

To szczególnie ważne przy benefitach mieszanych, takich jak samochody, paliwo, zakwaterowanie, rachunki albo wydatki dyrektora. Jeżeli firma opłaciła wydatek, który częściowo miał charakter prywatny, późniejszy zwrot może mieć znaczenie podatkowe, ale powinien być udokumentowany i zgodny z zasadami HMRC.

Najczęstsze błędy po stronie firm to:

• brak zgłoszenia benefitu, bo „faktura była na firmę”;
• mylenie kosztu firmowego z brakiem podatku po stronie pracownika;
• brak rozróżnienia między business use i private use;
• nieuwzględnienie benefitów dyrektora limited company;
• brak dokumentacji;
• pominięcie P11D(b);
• spóźnienie z terminem 6 July;
• nieprawidłowe zastosowanie trivial benefits;
• traktowanie każdego wydarzenia firmowego jako zwolnionego z podatku;
• brak analizy, czy właściwe będzie P11D, payroll czy PAYE Settlement Agreement.

Dobrym punktem wyjścia do sprawdzenia konkretnego świadczenia jest lista expenses and benefits A to Z, w której HMRC omawia różne rodzaje benefitów i wydatków pracowniczych.

Benefit in Kind w UK to nie tylko dodatek do pensji. To obszar, który wpływa na PAYE, P11D, P11D(b), Class 1A National Insurance, payroll i dokumentację pracodawcy.

Dla pracownika lub dyrektora benefit może oznaczać dodatkowy podatek. Dla firmy oznacza obowiązek prawidłowego raportowania, prowadzenia dokumentacji i pilnowania terminów.

Przed opłaceniem benefitu przez firmę warto ustalić, kto będzie korzystał ze świadczenia, czy występuje private use, czy benefit jest zwolniony z podatku, czy trzeba go zgłosić na P11D, czy można rozliczyć go przez payroll oraz czy w danej sytuacji właściwe będzie PAYE Settlement Agreement.

Jeżeli ten artykuł był pomocny albo uważasz, że może przydać się innym pracodawcom, dyrektorom limited company lub osobom zajmującym się payroll w UK, podziel się nim dalej. A jeśli chcesz omówić konkretny benefit, na przykład company car, private medical insurance, pożyczkę dyrektorską albo prywatne wydatki opłacone przez spółkę, zapraszamy do kontaktu z naszym biurem. Chętnie pomożemy przeanalizować sytuację i dobrać właściwy sposób rozliczenia.