• Materiały piśmienne – zestaw niezbędnych artykułów biurowych takich jak długopisy, notatniki, papier do drukarek i kopiarek oraz inne akcesoria
• Koszty druku i tuszu – wydatki na tonery i kartridże do drukarek
• Koszty utrzymania czystości – Wydatki na środki czystości i usługi sprzątające, niezbędne do utrzymania porządku w biurze.
• Opłaty pocztowe – koszty związane z wysyłką dokumentów, paczek i korespondencji biznesowej, które obejmują zarówno usługi pocztowe krajowe, jak i międzynarodowe.
• Rachunki za telefon i Internet – opłaty za usługi telekomunikacyjne i dostęp do Internetu
• Oprogramowanie używane krócej niż dwa lata lub na abonament – Wydatki na licencje oprogramowania, które są zakupione na krótkoterminowe użytkowanie lub jako subskrypcja. To obejmuje aplikacje biurowe, narzędzia do zarządzania projektami oraz inne programy wspierające działalność firmy.

• Sprzęt komputerowy i mobilny – laptopy, tablety, komputery, monitory, telefony.
• Urządzenia peryferyjne – drukarki, niszczarki, skanery, bindownice, laminatory itp.
• Meble biurowe – koszty zakupu mebli, takich jak biurka, krzesła, szafki, które są niezbędne do utrzymania funkcjonalności miejsca pracy.
• Oprogramowanie – programy używane dłużej niż dwa lata.

• Narzędzia i sprzęt – możesz odliczyć koszt zakupu narzędzi i innych urządzeń, które są używane bezpośrednio w twojej działalności gospodarczej.
• Sprzęt ochronny – koszty związane z zakupem sprzętu ochronnego, taki jak kaski, okulary ochronne, rękawice, odzież ochronna itp., są również odliczalne, jeżeli są one wymagane do bezpiecznego wykonywania pracy.
• Utrzymanie i naprawy – koszty związane z utrzymaniem, naprawą lub wymianą narzędzi i sprzętu ochronnego, które są wykorzystywane w działalności gospodarczej.
• Ubezpieczenie sprzętu – jeśli wykupujesz ubezpieczenie dla swojego sprzętu lub narzędzi, również możesz włączyć te koszty do odliczeń.

Możliwość odliczenia kosztów transportu i podróży w ramach działalności gospodarczej obejmuje wydatki niezbędne do wykonywania usług. Wśród kosztów, które kwalifikują się do odliczenia, znajdują się:

Wydatki związane z eksploatacją pojazdu, w tym:

• Ubezpieczenie pojazdu
• Naprawy i przeglądy
• Paliwo
• Opłaty za wynajem i licencyjne
• Ubezpieczenie od awarii

Można również stosować odliczenia za mile biznesowe jeśli wykorzystuje się:

• prywatny pojazd do celów służbowych można odliczyć 45 pensów za milę do limitu 10 000 mil rocznie, po czym stawka zmniejsza się do 25 pensów za każdą dodatkową milę.
• motocykl stawka to 24 pensy za milę.
• rower 20 pensów za milę służbową.

Koszty podróży, w tym:

• Bilety na pociąg, autobus, samolot i taksówkę
• Wydatki związane z podróżami służbowymi, w tym zakwaterowanie i wyżywienie oraz podróże między różnymi miejscami pracy

Niedozwolone jest odliczanie:

• Dojazdów między domem a pracą
• Kosztów zakupu pojazdu (choć mogą kwalifikować się do ulg inwestycyjnych (Capital Allowance))
• Wyższych kwot za posiłki podczas podróży służbowych, z wyjątkiem uzasadnionych wydatków na śniadanie i kolację przy noclegach
• Mandatów drogowych

Można odliczyć:

• Opłaty za najem
• Opłaty za media (prąd, woda, gaz, council, opłaty komunalne)
• Opłaty administracyjne związane z zarządzaniem nieruchomości
• Koszty utrzymania (czyszczenie, konserwacja i drobne naprawy)
• Ubezpieczenie
• Wyposażenie
• Opłaty administracyjne związane z zarządzaniem nieruchomości
• Koszty zabezpieczenia obiektu i systemów monitoringu

Nie można odliczyć:

• Koszty związane z zakupem nieruchomości – kapitał włożony w zakup biura lub magazynu nie jest kosztem do odliczenia od podatku dochodowego tylko kapitałowego. Takie koszty rozliczane są dopiero przy sprzedaży nieruchomości.
• Inwestycji w modernizacje oraz ulepszenia zwiększające wartość nieruchomości – koszty, które podnoszą wartość biura czy magazynu, zazwyczaj nie kwalifikują się jako koszty bieżące.

Można odliczyć:

• Procentowy udział w kosztach domowych (wg rachunków) – można odliczyć część opłat za media, ubezpieczenie, naprawy, czy też czynsz (w przypadku wynajmu) lub odsetki od kredytu hipotecznego proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej na działalność. Przykładowo, jeśli pracujesz w pięciopokojowym domu i jeden pokój służy wyłącznie celom biznesowym, możesz odliczyć 20% rocznych wydatków jako koszty w deklaracji podatkowej. Podobne zasady dotyczą odsetek od kredytu hipotecznego (ale nie spłat kapitału) lub rocznych kosztów najmu.

• Zryczałtowane koszty (bez rachunków) – HMRC oferuje uproszczone odliczenia dla osób pracujących z domu co najmniej 25 godzin na miesiąc. Kwoty jakie można odliczać kształtują się następująco:
  • 25-50 godzin: £10 miesięcznie,
  • 51-100 godzin: £18 miesięcznie,
  • 101 godzin lub więcej: £26 miesięcznie.
• Koszty telekomunikacyjne – niezależnie od uproszczonych kosztów, można odliczyć faktyczne wydatki na Internet i telefon.

Nie można odliczyć:

• Całkowitych kosztów utrzymania – nie można odliczyć pełnych kosztów utrzymania domu, jeśli nie są one bezpośrednio związane z działalnością zawodową.
• Kosztów osobistych – wydatki niezwiązane bezpośrednio z prowadzoną działalnością są niemożliwe do odliczenia.

• Opłaty prawne – koszty związane z poradami prawnymi, takie jak opłaty za doradztwo prawne dotyczące kontraktów, sporów biznesowych, praw własności intelektualnej, a także innych aspektów prawnych związanych z prowadzeniem działalności.
• Opłaty księgowe – koszty związane z prowadzeniem księgowości, w tym wynagrodzenie księgowego lub doradcy podatkowego, który zajmuje się przygotowaniem sprawozdań finansowych, doradztwem podatkowym oraz sporządzaniem deklaracji podatkowych.
• Koszty audytu – jeśli Twoja działalność wymaga przeprowadzenia audytu zewnętrznego, to związane z tym koszty również są odliczane.
• Opłaty za usługi doradcze – jeśli korzystasz z zewnętrznych doradców biznesowych lub konsultantów do oceny i rozwoju strategii biznesowej.

• Koszty finansowe – ta kategoria obejmuje odsetki od kredytów bankowych, opłaty za przejście na debet oraz inne koszty związane z finansowaniem działalności.
• Koszty operacyjne – w tej kategorii można uwzględnić opłaty związane z codziennym funkcjonowaniem konta firmowego, takie jak opłaty bankowe czy koszty transakcji.
• Koszty leasingowe – opłaty związane z leasingiem (np. samochodu, sprzętu biurowego) mogą być również odliczane.

Są to materialne składniki majątku, które są przeznaczone do sprzedaży lub które są zużywane w trakcie produkcji towarów lub świadczenia usług.

• Surowce – na przykład metal, drewno, tkaniny, składniki chemiczne, które są wykorzystywane do produkcji produktów.
• Półprodukty – elementy, które są częściowo opracowane i będą dalej przetwarzane w finalne produkty.
• Materiały eksploatacyjne – takie jak kleje, smary, farby, zaprawy murarskie, narzędzia, które są zużywane podczas produkcji.
• Towary zakupione do dalszej odsprzedaży – dla firm handlowych, produkty zakupione od dostawców w celu ich dalszej sprzedaży.

W ramach kosztów marketingowych dozwolone do odliczenia są:

• Koszty reklamy i promocji – obejmuje to wydatki na reklamę online, w gazetach, czasopismach, na billboardach, a także w radiu czy telewizji.
• Materiały marketingowe – możesz odliczyć koszty produkcji i dystrybucji materiałów marketingowych, takich jak broszury, ulotki, wizytówki czy artykuły z logo firmy
• Działania promocyjne – koszty organizacji lub uczestnictwa w targach, konferencjach oraz innych wydarzeniach promujących Twoją działalność są również odliczane
• Koszty utrzymania strony internetowej – jeśli prowadzisz stronę internetową służącą do reklamowania swojej działalności, możesz odliczyć koszty związane z jej projektowaniem, utrzymaniem i hostingiem
• Sponsorowanie – możesz odliczyć wydatki na sponsoring lokalnych wydarzeń, klubów sportowych czy inicjatyw charytatywnych, jeśli służy to promocji Twojego biznesu
• Koszty analityczne rynku – wydatki na badania rynku, które pomagają zrozumieć potrzeby klientów i skuteczność kampanii reklamowych.

Niektóre wydatki, mimo że mogą być związane z działaniami promocyjnymi, nie kwalifikują się jako koszty marketingowe, które można odliczyć od podatku w Wielkiej Brytanii. Oto przykłady takich wydatków:

• Rozrywka klientów i dostawców – koszty związane z organizacją posiłków, przyjęć, czy innych form rozrywki dla klientów czy dostawców nie są odliczane. Nawet jeśli te działania mają na celu zdobycie nowych klientów, nie są one uznawane za wydatki marketingowe​.
• Darowizny do organizacji nieposiadających statusu charytatywnego lub politycznych – chociaż sponsorowanie wydarzeń charytatywnych może być odliczane, jeśli przynosi to korzyści reklamowe, bezpośrednie darowizny na cele charytatywne czy polityczne nie są uznawane za koszty marketingowe i nie mogą być odliczane​.
• Darmowe bilety jako część umowy sponsorskiej – jeśli w ramach sponsoringu firma otrzymuje darmowe bilety na wydarzenia, ich wartość może być uznana za korzyść dla firmy, co może wymagać korygowania podstawy opodatkowania o wartość tych biletów.
• Prezenty dla klientów lub dostawców – chociaż prezenty reklamowe z logo firmy mogą być odliczane, typowe prezenty nie związane z promocją marki, takie jak standardowe upominki bez elementów reklamowych, nie są odliczane.

Do odliczenia są dopuszczalne koszty związane z ubezpieczeniami wymaganymi w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, takie jak:

• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (Public Liability Insurance) – chroni przed roszczeniami osób trzecich w przypadku szkód spowodowanych przez ciebie lub twoją działalność.
• Ubezpieczenie zawodowe (Professional Indemnity Insurance) – dotyczy ochrony związanej z wykonywanym zawodem, na przykład ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej dla doradców, prawników, lekarzy.
• Ubezpieczenie pracownicze (wymagane w UK, jeśli zatrudniasz pracowników) – (Employers’ Liability Insurance)
• Ubezpieczenie majątkowe i biznesowe:
  • Ubezpieczenie majątku firmy (Business Property Insurance)
  • Ubezpieczenie sprzętu (Business Equipment Insurance) lub (Tool Insurance)
• Ubezpieczenie od przerwy w działalności (Business Interruption Insurance)

W Wielkiej Brytanii wydatki na ubrania do pracy, które można odliczyć od podatku przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej, muszą spełniać określone kryteria. Generalnie rzecz biorąc, aby koszty ubrań były uznane za odliczalne, muszą być specjalnie przeznaczone do użytku w pracy i nie są odpowiednie do noszenia poza pracą. Oto kilka przykładów:

• Ubrania ochronne i specjalistyczne – jeśli twoja praca wymaga specjalistycznego ubioru ochronnego, na przykład kasków, ochronnych butów, fartuchów, to koszty tych ubrań są zwykle odliczalne.
• Ubrania zawodowe z logo – jeśli ubrania, które nosisz do pracy, mają logo twojej firmy i są używane wyłącznie w celach zawodowych, ich koszty możesz wliczyć w koszty uzyskania przychodu.
• Kostiumy: aktorzy czy wykonawcy, którzy muszą nosić specyficzne stroje do swoich występów.
• Koszty utrzymania ubrań – jeśli możesz odliczyć koszty zakupu specjalistycznych ubrań do pracy, możesz również odliczyć koszty ich czyszczenia, takie jak pranie czy prasowanie. Ważne jest, abyś mógł udowodnić, że pranie dotyczy ubrań używanych wyłącznie do pracy.

Nie można natomiast odliczyć kosztów ubrań, które można nosić także na co dzień (nawet jeśli kupiłeś je specjalnie do pracy), takich jak zwykłe koszule, spodnie, garnitury czy sukienki.

Koszty związane z zatrudnieniem pracowników stanowią znaczną część wydatków prowadzenia działalności gospodarczej. Koszty, które mogą być odliczone to:

• Wynagrodzenia pracowników – wszelkie regularne płace, zarówno dla stałych pracowników, jak i zatrudnionych na umowy czasowe.
• Bonusy – Premie i inne formy wynagrodzeń motywacyjnych wypłacane pracownikom, które są uzależnione od ich wyników lub osiągnięć w ramach firmy.
• Skladki emerytalne – wkłady na rzecz prywatnych lub firmowych planów emerytalnych pracowników, które są częścią pakietu świadczeń pracowniczych.
• Podwykonawcy – koszty wynikające z zatrudnienia osób trzecich lub firm zewnętrznych do wykonania określonych zadań lub projektów, które są niezbędne dla działalności firmy.
• Ubezpieczenie społeczne pracodawcy – składki na ubezpieczenie społeczne, znane jako Employer’s National Insurance Contributions, które są obowiązkowe dla pracodawców w UK.
• Koszty szkoleń bezpośrednio związanych z działalnością – oprócz ogólnych szkoleń biznesowych, można również odliczyć koszty szkoleń specjalistycznych, które bezpośrednio przyczyniają się do rozwoju biznesu lub umiejętności pracowników, np. kursy techniczne, branżowe czy licencje zawodowe.
• Koszty rekrutacji – jeśli korzystasz z usług firm rekrutacyjnych lub innych narzędzi służących do poszukiwania pracowników (np. opłaty za ogłoszenia w mediach), te koszty również są zazwyczaj uznawane za odliczalne.
• Zdrowie i bezpieczeństwo – wydatki na zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy, takie jak sprzęt ochronny, szkolenia BHP, czy oceny ryzyka zawodowego, mogą być również zaliczone do kosztów działalności.
• Opieka zdrowotna i wsparcie pracownicze – chociaż koszty związane z opieką nad dziećmi nie są odliczalne, wydatki na prywatną opiekę zdrowotną pracowników czy programy wsparcia pracowniczego (Employee Assistance Programs) mogą być w niektórych przypadkach uznane za koszty uzasadnione, jeśli przyczyniają się do poprawy zdrowia i efektywności pracowników.

• Kursy zawodowe i techniczne – kursy, które pomagają w rozwijaniu umiejętności bezpośrednio związanych z Twoją działalnością.
• Szkolenia – szkolenia wymagane do utrzymania licencji lub certyfikatów zawodowych.
• Warsztaty i konferencje branżowe – wydarzenia przyczyniające się do rozwoju Twojej wiedzy i umiejętności w danej dziedzinie.

Darowizny na cele charytatywne, które można odliczyć jako koszt przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej, podlegają konkretnym zasadom określonym przez HMRC. Darowizny, które można odliczyć:

• Darowizny pieniężne – Te mogą być odliczone od podstawy opodatkowania, jeśli są zarejestrowane przez HMRC jako darowizny Gift Aid. Gift Aid pozwala organizacjom charytatywnym zwiększyć wartość każdej darowizny o podstawową stawkę podatku (20%).

Efektywne zarządzanie kosztami i świadome planowanie podatkowe są kluczowe dla każdego przedsiębiorcy. Zrozumienie, które wydatki można odliczyć od podatku, pozwala nie tylko zmniejszyć obciążenia podatkowe, ale również przyczynia się do stabilniejszego wzrostu finansowego firmy. Przedstawione w artykule kategorie popularnych kosztów to tylko fragment dostępnych opcji, które mogą różnić się w zależności od charakteru działalności. Zachęcamy do korzystania z porad księgowych oraz regularnego przeglądu swojej polityki kosztowej w kontekście obowiązujących przepisów podatkowych, aby maksymalnie wykorzystać dostępne ulgi i odliczenia.

Jeśli ten artykuł okazał się dla Ciebie przydatny, nie zachowuj go tylko dla siebie! Podziel się nim z bliskimi Tobie osobami, aby również mogły skorzystać z tych informacji. Masz pytania? Skontaktuj się z nami bezpośrednio – chętnie odpowiemy na każde zapytanie.