Kiedy pracodawca zatrudnia pracownika to jego obowiązkiem jest wydanie mu odpowiednich dokumentów, mianowicie formularzy P45 i P60. Oprócz nich jest jeszcze szereg innych dokumentów, które pracownik otrzymuje i o których tak naprawdę nic nie wie. Wychodząc naprzeciw naszym obecnym i przyszłym Klientom postaramy się pokrótce przybliżyć poszczególne formy i ich oznaczenia kodowe tak, aby każdy mógł zrozumieć, co dany kod oznacza.
Jakie dokumenty musimy otrzymać od pracodawcy?
P45 jest formularzem przekazywanym pracownikowi po ustaniu stosunku pracy. Zawarte w nim są informacje dotyczące zarobków i podatku, jaki odprowadzony był do momentu zakończenia pracy w danym roku rozliczeniowym. P45 składa się z czterech części: 1, 1A, 2, 3. Część 1 przesyłana jest przez pracodawcę do biura podatkowego, pozostałe otrzymuje pracownik. Jeżeli pracownik ubiega się o zasiłek dla osób poszukujących pracy, bądź rozpocznie prace u innego pracodawcy to powinien oddać część 2 i 3 formularza P45, który otrzymał od poprzedniego pracodawcy. Część 1A pracownik zatrzymuje dla siebie. Formularz zawiera informacje:
- O kodzie podatkowym, nr referencji podatkowej.
- Numer ubezpieczenia National Insurance.
- Datę otrzymania ostatniego wynagrodzenia.
- Sumę zarobków ze wszystkich miejsc pracy w danym roku podatkowym.
- Wysokość odprowadzanego od zarobków podatku.
W przypadku zagubienia formularza P45, nie można uzyskać duplikatu. Zamiast tego nowy pracodawca może przekazać pracownikowi „Starter Checklist” lub poprosić go o odpowiednie szczegóły dotyczące jego finansów, aby wysłać do HMRC.
P60 jest formularzem wydawanym pracownikowi pod koniec roku podatkowego. Stanowi podsumowanie zarobków pracownika i zapłaconego od nich w ciągu roku podatku. Dane te dotyczą zarobków pracownika uzyskanych u aktualnego pracodawcy, ale również u poprzednich pracodawców, u których pracował w tym samym roku podatkowym. Zaświadczenie to jest wydawane pracownikom, którzy są zatrudnieni na dzień 5 kwietnia, jeżeli stosunek pracy ustał przed tym dniem otrzymuje tylko P45. Formularz ten potrzebny jest w sytuacji:
- Dopłaty podatku, w momencie, kiedy występuje taka konieczność,
- Ubiegania się o zwrot podatku,
- Ubiegania się o kredyty podatkowe.
Formularz ten służyć również może, jako zaświadczenie o dochodach podczas ubiegania się o pożyczkę lub kredyt hipoteczny.
W przypadku zagubienia formularza P60, pracodawca może udostępnić duplikat, jednak musi to być wyraźnie zaznaczone.
Pozostałe dokumenty, które związane są z naszym zatrudnieniem.
P6 i P9 stanowią informacje o nowym kodzie podatkowym pracownika. Informacja ta wysyłana jest do pracodawcy przez HMRC. Indywidualne zmiany oznaczone są na formie P9T. Zmiany dla pozostałych pracowników wykazywane są na formie P9X.
P9D to formularz będący podsumowaniem profitów oraz zasiłków otrzymanych przez pracownika, który zarabia mniej niż £8500 w skali roku. Taki dokument wypełniany jest po skończonym roku podatkowym.
P11 jest formularzem stanowiącym podsumowanie potrąceń z wypłat pracownika w danym roku podatkowym.
P11D jest to forma informująca HMRC o wszelkich świadczeniach rzeczowych otrzymanych od pracodawcy w trakcie roku podatkowego. Jest to zestawienie wszystkich zasiłków, bądź wydatków, które znacznie wpływają na wzrost dochodów pracownika. Zalicza się do nich np.:
- Auto służbowe,
- Prywatne ubezpieczenie medyczne,
- Pożyczki bez odsetek,
Pracodawca zgłasza to wtedy, gdy zarobki pracownika- łącznie z otrzymanymi świadczeniami, przekroczą £ 8500 w skali roku. Obliczana wtedy jest wartość każdego świadczenia i zamieszczona w formularzu wysyłanym do HMRC. Pracownik otrzymuje kopię takiego zaświadczenia. Zaświadczenie to może być pomocne w sytuacji ubiegania się o pożyczkę lub kredyt hipoteczny. W takim przypadku może stanowić zaświadczenie o dodatkowych dochodach.
Pracodawca nie ma obowiązku zaopatrzyć pracownika w formularz P11D. Jednakże zgodnie z prawem powinien poinformować pracownika, jakie informacje zostały zawarte w formularzu. Musi tego dokonać nawet, jeśli pracownik odszedł z pracy. Dlatego najłatwiejszym rozwiązaniem jest wydanie pracownikowi kopi tego formularza w momencie przygotowania go do HMRC.
W przypadku zagubienia nie powinno stanowić problemu wydanie pracownikowi kopii tego zaświadczenia. Jeśli jednak z jakichś powodów nie jest to możliwe, po kopie należy zgłosić się do swojego biura podatkowego.
P14 formularz ten stanowi podsumowanie wypłat dla pracowników i odprowadzonych potrąceń w danym roku podatkowym.
P32 jest potwierdzeniem opłaconych przez pracodawcę składek za pracownika do HMRC.
P46(Car) to formularz informujący HMRC, ze pracownik lub dyrektor posiada samochód służbowy.