W systemie Construction Industry Scheme (CIS) kontraktor (contractor) co do zasady potrąca część należności podwykonawcy i przekazuje ją do HMRC jako zaliczkę na podatek i National Insurance. Standardowo jest to 20% dla registered subcontractors, 30% dla unregistered subcontractors, a 0% wtedy, gdy subcontractor ma Gross Payment Status.

Dla firmy budowlanej różnica jest ogromna. Gross Payment Status oznacza, że płatności wpływają w pełnej kwocie, bez potrąceń na etapie wypłaty. To realnie wpływa na płynność finansową (cash flow), możliwość opłacania materiałów, wynagrodzeń i bieżących kosztów.

HMRC wskazuje, że aby uzyskać i utrzymać Gross Payment Status, biznes musi przejść określone testy. Trzeba wykazać m.in., że podatki i National Insurance były płacone terminowo, działalność faktycznie dotyczy prac budowlanych lub labour supply w budownictwie w UK, a firma działa przez rachunek bankowy. Dochodzi do tego także turnover test. HMRC bada obrót z ostatnich 12 miesięcy, z wyłączeniem VAT i direct cost of materials. Minimalne progi to m.in.:

• £30,000 dla sole trader,
• £30,000 na partnera w partnership albo minimum £100,000 dla całej partnership,
• oraz £30,000 na director albo minimum £100,000 dla company.

Od 6 kwietnia 2024 test zgodności dla GPS został dodatkowo wzmocniony o VAT obligations. Oznacza to, że HMRC bierze pod uwagę nie tylko klasyczne obowiązki w CIS, PAYE, ITSA i CTSA, ale także zgodność w VAT przy przyznawaniu i utrzymaniu statusu.

Samo uzyskanie GPS nie zamyka tematu. HMRC prowadzi annual review i co roku sprawdza, czy firma nadal spełnia warunki. Kluczowe są terminowe tax returns i terminowe płatności. HMRC dopuszcza niewielką liczbę drobnych opóźnień, ale przy poważniejszych lub powtarzalnych problemach może usunąć status. Jeżeli podatnik ma uzgodnione z HMRC więcej czasu na zapłatę, nie musi to automatycznie szkodzić GPS.

Jeżeli firma nie przejdzie takiego przeglądu, HMRC najpierw wysyła pismo z powodami i daje możliwość odpowiedzi. Jeżeli wyjaśnienia nie zostaną uznane albo podatnik nie odpowie, HMRC informuje o wycofaniu GPS po 90 dniach. W tym trybie można też złożyć appeal w terminie 30 dni od daty pisma. Przy zwykłej utracie statusu po annual review ponowna aplikacja jest możliwa po roku od cancellation.

Od 6 kwietnia 2026 weszły nowe środki przeciwdziałające oszustwom podatkowym w ramach CIS. HMRC ma obecnie dodatkowe uprawnienia, jeżeli uzna, że firma wiedziała albo powinna była wiedzieć, iż dana płatność była powiązana z oszukańczym uchylaniem się od opodatkowania (fraudulent evasion of tax). W takiej sytuacji HMRC może:

• natychmiast cofnąć Gross Payment Status,
• obciążyć firmę kwotą uszczuplonego podatku (lost tax),
• nałożyć karę w wysokości 30% (penalty), która może dotyczyć również dyrektorów (directors) lub osób pełniących funkcje kierownicze lub urzędowe w spółce (officers).

To bardzo istotna zmiana. W standardowym annual review przedsiębiorca zwykle otrzymuje wcześniej informację od HMRC i ma czas na reakcję. Natomiast w nowych sprawach powiązanych z oszustwem podatkowym HMRC może zastosować natychmiastowe cofnięcie statusu (immediate cancellation). Co więcej, w takim przypadku okres wykluczenia z ponownego ubiegania się o Gross Payment Status został wydłużony z 1 roku do 5 lat.

HMRC nie publikuje prostej listy „zakazanych modeli”, jednak z oficjalnych materiałów wyraźnie wynika, że szczególną uwagę zwracają sytuacje, w których firma jest powiązana z transakcjami mającymi związek z oszustwem podatkowym albo ignoruje wyraźne sygnały ostrzegawcze. HMRC wskazuje wprost, że nowe przepisy są skierowane do podmiotów, które świadomie uczestniczą (knowingly engage) w transakcjach powiązanych z oszustwem albo ignorują wyraźne oznaki oszustwa (ignore clear signs of fraud).

Z praktycznego punktu widzenia ryzyko rośnie zwłaszcza wtedy, gdy:

• firma współpracuje z podwykonawcami (subcontractors) bez prawidłowej weryfikacji (verification) w HMRC,
• w łańcuchu dostaw pojawiają się podmioty o niejasnym modelu działania,
• dokumentacja nie potwierdza rzeczywistego zakresu prac i przepływu płatności,
• działalność opiera się na danych rejestracyjnych lub obrocie (turnover), których nie da się wiarygodnie udokumentować,
• przedsiębiorca ignoruje nieprawidłowości, ponieważ „na papierze wszystko się zgadza”.

Nawet przed wejściem w życie nowych przepisów z 2026 roku HMRC miało uprawnienia do reagowania na przypadki nieprawidłowej rejestracji (false registration). Jeżeli przy rejestracji do CIS lub podczas ubiegania się o Gross Payment Status zostaną podane nieprawdziwe informacje (false information) albo przedstawione fałszywe dokumenty (false documents) dotyczące tożsamości (identity), działalności (business) lub obrotu (turnover), HMRC może natychmiast anulować rejestrację. Dodatkowo mogą zostać nałożone kary w wysokości od £1,000 do £3,000, w zależności od rodzaju naruszenia.

W praktyce oznacza to, że próba sztucznego podwyższenia obrotu w celu osiągnięcia wymaganego progu albo rejestracja oparta na danych, których nie można wiarygodnie potwierdzić, może mieć znacznie poważniejsze skutki niż zwykła korekta formalna.

Z punktu widzenia contractorów bardzo istotna jest prawidłowa weryfikacja podwykonawców (verification of subcontractors). HMRC wyraźnie wskazuje, że przed dokonaniem płatności na rzecz nowego subcontractora należy go zweryfikować. W ramach tej procedury HMRC potwierdza, czy dany podmiot jest zarejestrowany w CIS (registered for CIS), jaka stawka potrącenia (deduction) ma zastosowanie albo czy można dokonywać płatności w kwocie brutto (gross).

Nie jest to wyłącznie techniczny obowiązek administracyjny. W obecnym podejściu HMRC weryfikacja oraz podstawowa kontrola kontrahenta stają się elementem ochrony firmy przed wejściem w ryzykowny łańcuch dostaw (supply chain). W oficjalnym policy paper HMRC wskazano wprost, że podmioty działające prawidłowo i zgodnie z przepisami (compliant businesses), które podejmują wymagane czynności sprawdzające wobec uczestników łańcucha dostaw, nie powinny być głównym adresatem tych nowych środków.

Utrata statusu zwykle oznacza szybkie pogorszenie płynności. Po cofnięciu GPS contractor zaczyna stosować potrącenia zgodnie z zasadami CIS, czyli najczęściej 20%, a w niektórych przypadkach 30%. To oznacza, że firma otrzymuje mniej środków na bieżące działanie, mimo że pełne rozliczenie podatku nastąpi dopiero później.

W przypadku standardowej utraty statusu po annual review ponowne ubieganie się o Gross Payment Status jest możliwe po upływie 1 roku. Natomiast przy natychmiastowym cofnięciu statusu (immediate cancellation) w związku z nowymi środkami dotyczącymi oszustw podatkowych (fraud measures) okres wykluczenia wydłuża się do 5 lat. Dla wielu firm nie jest to wyłącznie niedogodność administracyjna, ale realny i poważny problem biznesowy.

Najbezpieczniejsze podejście opiera się nie na „sprytnej optymalizacji”, lecz na zgodności z przepisami (compliance), którą można potwierdzić odpowiednią dokumentacją.

W praktyce warto zadbać o kilka rzeczy:

Po pierwsze, pełną terminowość rozliczeń. Należy regularnie kontrolować deklaracje podatkowe (tax returns), płatności podatkowe (payments), a także obowiązki w zakresie VAT, PAYE, Income Tax Self Assessment (ITSA) oraz Corporation Tax Self Assessment (CTSA) — tam, gdzie mają zastosowanie. To nadal podstawowy warunek utrzymania Gross Payment Status.

Po drugie, konieczna jest rzetelna weryfikacja podwykonawców (verification of subcontractors) przed rozpoczęciem dokonywania płatności, a także przy wznowieniu współpracy po dłuższej przerwie.

Po trzecie, bardzo ważna jest spójna dokumentacja. Dane wykorzystywane przy rejestracji do CIS i przy ubieganiu się o Gross Payment Status muszą odpowiadać rzeczywistej działalności, szczególnie w zakresie obrotu (turnover) oraz struktury biznesowej. HMRC może zażądać dowodów (evidence) potwierdzających te informacje.

Po czwarte, należy pamiętać o bieżącym zgłaszaniu zmian. Jeżeli zmienia się struktura działalności, nazwa handlowa (trading name), adres (address), udziałowcy albo forma prawna, informacje te powinny zostać przekazane do HMRC. W niektórych przypadkach konieczna może być nowa rejestracja do CIS oraz ponowne złożenie wniosku o Gross Payment Status. HMRC wskazuje również, że brak zgłoszenia nowych udziałowców (shareholders) w ciągu 30 dni może skutkować cofnięciem tego statusu.

Praktycznie warto zrobić przegląd z księgowym lub doradcą, gdy:

• firma szybko się rozwija i zbliża się do progów wymaganych dla Gross Payment Status,
• działa przez limited company z kilkoma dyrektorami (directors) lub udziałowcami (shareholders)
• firma współpracuje z dużą liczbą podwykonawców (subcontractors),
• występują zaległości podatkowe albo historia opóźnień w rozliczeniach,
• dochodzi do zmiany struktury działalności,
• przedsiębiorca korzystał z rozwiązań przedstawianych jako „bezpieczne” sposoby na poprawę płynności finansowej (cash flow) albo zwiększenie obrotu (turnover).

Gross Payment Status nadal daje dużą przewagę w zakresie płynności finansowej, jednak HMRC wyraźnie zaostrza podejście do zgodności z przepisami (compliance) oraz oszustw podatkowych (fraud) w ramach CIS. Obecnie nie wystarczy już samo posiadanie tego statusu. Trzeba również być w stanie wykazać, że działalność jest prowadzona prawidłowo, rozliczenia są składane i opłacane terminowo, a firma nie uczestniczy w transakcjach powiązanych z ryzykownym łańcuchem dostaw (supply chain).

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje prosty i przejrzysty model biznesowy, pełna dokumentacja oraz regularny przegląd zgodności z wymogami HMRC.

Jeżeli uważasz ten artykuł za ważny i wartościowy, udostępnij go innym lub zostaw polubienie. A jeśli masz więcej pytań dotyczących CIS, Gross Payment Status albo rozliczeń z HMRC, skontaktuj się z naszym biurem.